Pour faire suite à la dernière grosse mise à jour de la partie récurrente, nous continuons l’ajout de fonctionnalités qui devraient vous plaire !
Exports de planning PDF
Un nouveau type d’export des plannings récurrents vient de voir le jour !
Il s’agit d’un fichier PDF mensuel.
Il est possible de sortir le planning pour un salarié ou côté client, soit par site, soit par poste.
Cet export contient le décompte des heures jour par jour.
Le planning salarié regroupe ses heures récurrentes, ses heures événementielles et ses absences. Il peut être généré à l’avance pour permettre aux hôtes et hôtesses de connaître leurs horaires et lieux de travail, voire même leur faire signer en ajout du contrat de travail ; ou à posteriori pour visualiser les heures réellement effectuées.
Côté client, le planning contient la liste des salariés affectés et un récapitulatif des heures programmées ou produites selon s’il est sorti, là aussi, avant ou après la date actuelle.
Pour le planning à destination du client, vous pouvez choisir d’exporter en masse en cochant les sites ou postes souhaités.
Ce planning peut également être envoyé par mail au salarié ou au client directement depuis plany.
Nous espérons que ces nouveaux documents vous seront utiles !
Compteurs d’heures journaliers
Certains de vous les attendaient depuis longtemps : les compteurs d’heures contiennent maintenant aussi le nombre journalier en plus des chiffres hebdomadaires.
Il est visible dans l’info bulle du planning récurrent.
Un récapitulatif détaillé des compteurs d’heures et des affectations est visible sur les pages hôte/sse dans un nouvel onglet de l’onglet récurrent : « Compteurs d’heures ».
Vous y trouverez en haut le récapitulatif déjà existant des compteurs d’heure ainsi qu’un calendrier mensuel. Grâce à cela, vous pourrez connaître le nombre d’heures travaillées jour par jour et le détail des affectations.
Les heures événementielles sont aussi visibles.
La colonne totale vous permettra aussi de vérifier d’un seul coup d’œil les heures hebdomadaires.
Compteurs d’heures en temps réel
Autre amélioration notable sur ces compteurs d’heures : ils sont maintenant calculés en temps réel et vos modifications de planning se répercutent instantanément sur les totaux d’heures.
Ils sont toujours aussi recalculés toutes les nuits pour mettre à jour les heures produites de la journée écoulée.
? À noter : Le calcul en temps réel prend tout de même du temps et est effectué en arrière-plan. Il est donc possible qu’il y ait un décalage de quelques secondes à quelques minutes avant de voir les compteurs mis à jour.
Affectations en masse
Parfois vous souhaitez affecter quelqu’un sur plusieurs shifts d’un mois pour des remplacements, des affectations uniques… Actuellement, il pouvait s’avérer fastidieux de devoir ouvrir la modale de correction d’affectation plage par plage.
Il est maintenant possible de sélectionner plusieurs plages pour y affecter quelqu’un.
Voici la procédure :
- passez en vue semaine ou mensuelle,
- cliquez sur le nouveau bouton à gauche du calendrier en haut du planning récurrent,
- sélectionnez les plages souhaitées qui passent alors en surbrillance,
- cliquez sur le bouton de validation apparu à côté de celui d’affectation en masse,
- sélectionnez la personne à affecter dans la modale qui vient de s’ouvrir,
- validez le tout.
La personne sera alors positionnée sur toutes les plages sélectionnées sous réserve de la compatibilité avec son contrat de travail, ses absences, sa capacité à travailler pour ce client et l’inexistence de prise de poste déjà enregistrées.
? À noter : Avant de valider, vous pouvez recliquer sur une plage pour la désélectionner en cas d’erreur.
⚠️ Attention : Pour l’instant, nous ne vérifions toujours pas les affectations simultanées : il faut donc être encore plus vigilant avec cet outil pour ne pas se retrouver avec des personnes positionner sur plusieurs postes en même temps. (Ne vous inquiétez pas, cette vérification est notre prochain chantier !)
Nous envisageons d’améliorer l’expérience utilisateur sur cette nouvelle fonctionnalité en attendant de voir déjà les premiers retours.
Affectations mensuelles par site
Toujours pour améliorer les affectations multiples et vous permettre de planifier votre mois complet sur un site spécifique, nous vous proposons un nouvel outil dédié aux affectations mensuelles par site.
Pour y accéder, cliquez sur le nouveau bouton disponible pour chaque ligne de site sur le planning.
Vous allez arriver sur un tableau reprenant toutes les plages prévues sur le site en question pour le mois où vous étiez sur le planning.
Vous pouvez bien entendu modifier ces filtres.
Vous retrouvez le code couleur du planning.
Il vous est possible de faire des actions en masse sur des sélections spécifiques après avoir sélectionné une première plage. Vous pouvez par exemple sélectionner toutes les plages similaires, toutes les plages d’un même jour, d’un même poste… Des raccourcis clavier sont aussi disponibles comme le fameux « ctrl + a » pour tout sélectionner !
La sélection sera alors modifiable via le bouton tout à droite « Modifier la sélection » qui ouvrira une modale permettant de changer les différents champs.
Des changements peuvent aussi se faire plage par plage directement depuis le tableau : changement d’horaires, remplacement, ajout, suppression d’affectation et modification du statut de non-facturation (en prévision du module de facturation récurrente qui arrive pour cette fin d’année).
✔️ Pratique : Pour s’y retrouver, les lignes modifiées sont reconnaissables grâce au petit crayon visible en bout de ligne !
Dès lors qu’un changement est détecté, vous pouvez enregistrer le tableau.
Si une incohérence ou un problème est détecté, les plages concernées seront en surbrillances afin que vous puissiez les corriger en regardant quel est le problème précisé au survol en bout de ligne.
Une fois que tout est bon, nous vous affichons la même modale qu’ailleurs afin que vous puissiez visualiser un récapitulatif des actions qui vont être faites. Vous pourrez alors annuler en cas d’erreur ou confirmer pour que l’enregistrement se fasse et le planning soit mis à jour.
ℹ️ Bon à savoir : Si vous quittez la page sans enregistrer et revenez plus tard, vous pourrez récupérer une sauvegarde ou repartir de zéro, à vous de choisir !
Plage non facturée
Comme vous pouvez le voir sur l’interface précédemment évoquée, une nouvelle croix est apparue : il est maintenant possible de définir une plage comme plage « non facturée ».
Cette information se paramètre dans l’affectation mensuelle mais aussi au même endroit que les ajustements d’horaires et affectations.
Cela n’a pour l’instant aucun impact puisque nous sommes encore en train de développer la facturation récurrente.
Vous pouvez déjà vous habituer à savoir où trouver cette configuration pour quand le module de facturation sera disponible !
Pré filtrage du planning récurrent
Dans le but de rendre l’affichage du planning récurrent moins long, nous le pré filtrons maintenant sur le responsable production et le responsable commercial correspondant à la personne connectée.
Vous pouvez bien entendu supprimer ou modifier ces filtres pour tout visualiser.
Nous vous invitons donc, si ce n’est déjà fait, à bien remplir les deux champs « responsable production » (déjà existant) et/ou « responsable commercial » (ajouté) sur vos sites clients.
Vous verrez, à l’usage, cela est beaucoup plus pratique et moins chronophage de ne visualiser par défaut que les sites dont on a la charge.
Regroupement de la configuration récurrente
La page de configuration a été réorganisée pour scinder la configuration événementielle de la configuration récurrente.
Ainsi vous pouvez facilement retrouver vos grilles de salaire, primes et frais liés au récurrent.
C’est aussi ici que vous pourrez définir des types pour les plages ponctuelles que l’on va bientôt pouvoir ajouter au planning de chaque poste. Vous allez adorer cette fonctionnalité qui sera disponible en fin de mois !
Les améliorations continuent !
D’autres nouveautés sont à venir d’ici la fin d’année avec l’actualisation en temps réel aussi pour les prises de poste qui nous permettra de proposer enfin la prise de poste par téléphone.
Comme évoqué précédemment les vérifications pour s’assurer qu’aucune personne n’est affectée plusieurs fois en même temps vont également arriver.
Une nouvelle manière d’affecter les personnes mensuellement est en cours de développement.
Nous mettons aussi en place toute une partie facturation pour le récurrent avec la création de contrat client contenant des devis puis le passage en facturation.
Rendez-vous sur le prochain article !
En attendant, nous sommes toujours intéressés par vos retours utilisateurs sur ces nouveautés.
Nous vous souhaitons beaucoup de courage à tous et vous soutenons dans vos activités tant impactées en cette période. ? ?
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