Sur cette fin d’année, en parallèle de nos avancés dans la facturation du récurrent, nous avons aussi effectué pas mal de modifications plus ou moins importantes.
Nous vous les détaillons point par point dans cet article afin que chacun de vous trouve celles qui vont lui changer la vie selon son utilisation du logiciel !
Compteurs d’heures mensuelles sur le planning
Dans l’info bulle par créneau du planning, nous avons aussi ajouté les compteurs d’heures mensuelles en complément de ceux hebdomadaires et journaliers.
Postes et plages non payés
Les postes peuvent être enregistrés en « non payés » ce qui signifie que les heures supplémentaires effectuées ne ressortiront pas en paie.
Il est aussi possible de choisir cette option créneau par créneau au niveau de la fenêtre d’ajustement des horaires.
La notion équivalente pour la facturation a, pour l’instant, été désactivée car nous devons encore travailler dessus pour la rendre totalement fonctionnelle avec la facturation automatique.
Commentaires sur les plages ponctuelles et les absences
Il est maintenant possible d’ajouter des commentaires sur les plages ponctuelles et les absences.
Vous pouvez choisir si ces derniers sont publics ou non. Dans le cas où ils le sont, les hôtesses pourront les visualiser sur leur agenda plany et sur les exports de planning PDF. Sinon, nous ne les ferons apparaître que côté administrateur.
Bouton pour l’ajout de plage ponctuelle
Nous vous en parlions dans un précédent article, en plus de l’ajout des plages ponctuelles en cliquant sur le planning, vous pouvez maintenant utiliser le nouveau bouton « + ». Très pratique lorsque le poste n’est pas prévu le jour de l’ajout et ne figure pas sur le planning.
Dans la fenêtre similaire à celle de création d’une plage ponctuelle depuis le planning, vous pouvez choisir le poste concerné. Si besoin, vous pouvez aussi remplir le client et/ou le site client afin de filtrer les postes proposés (très utile si plusieurs de vos postes ont le même nom).
Gestion des postes de formation
Les formations des salariés ont légèrement changé : elles se composent maintenant d’une date de début et une date de fin qui reprennent les dates renseignées à la création du contrat lors de l’enregistrement automatique.
Comme avant, les formations peuvent aussi être ajoutées manuellement mais avec, maintenant, ces deux dates.
Ainsi, nous avons pu ajouter un bouton « Créer le poste de formation » qui vous permet de générer un poste sur le planning : plus besoin de créer les postes de formation à la main !
Vous allez adorer cette fonctionnalité qui fait gagner beaucoup de temps !
Vous n’avez qu’à choisir un poste similaire et nous créerons automatiquement le poste basé sur ces horaires, que vous pourrez bien entendu modifier par la suite.
L’hôte/sse sera automatiquement affectée et vous pourrez visualiser les postes sur le planning.
Nombreux nouveaux filtres sur le planning récurrent
Afin de vous donner une meilleure visibilité de certains créneaux du planning et vous permettre de réaliser différents exports que nous évoquerons dans le paragraphe suivant, nous avons ajouté de nombreux filtres sur le planning récurrent :
Vous pouvez visualiser uniquement les postes de formations ou les postes payés/non payés que nous évoquions précédemment.
Les postes étant reliés à une affaire ou non se filtrent via « Postes non facturés ».
Pour les créneaux, en supplément de l’hôte/sse affecté/e, du type de contrat, de la notion de volant et des créneaux sans affectation, vous pouvez filtrer par contrats non signés (plages en brouillon détaillées dans l’article précédent), par créneaux de base ou d’affectation unique ou corrigés, ainsi que par créneaux ponctuels. Il est aussi possible de filtrer par créneaux non payés, puis bientôt par créneaux non facturés.
Enfin, vous pouvez choisir de masquer les créneaux événementiels.
Trois formats d’export du planning
Grâce à ces nombreux filtres, vous avez la possibilité de réaliser des exports très spécifiques de certains types de créneaux. Vous pouvez par exemple n’exporter que les créneaux vides pour préparer vos futurs recrutements selon le nombre d’heure à pourvoir.
En effet, les exports du planning fonctionnent avec la barre de filtres : vous exportez donc ce que vous voyez !
Nous avons ajouté deux nouveaux types d’export en complément de celui existant.
Dans le bouton de sélection du type d’export, vous pouvez donc retrouver l’ancien export Excel des plages de planning.
Vous pouvez aussi choisir d’exporter tous les créneaux en CSV pour ensuite faire des analyses ou des calculs de votre côté.
Enfin, il est aussi possible d’exporter en PDF avec un format similaire aux exports PDF du planning côté hôte/sse ou côté client.
Sur ces deux derniers formats d’export, vous pouvez choisir les dates si vous souhaitez une période différente à celle du planning consulté. Le premier format en Excel continue de reprendre à l’identique le planning et ses dates comme auparavant.
Dans tous ces exports, nous avons ajouté les heures événementielles liées à un site et visibles sur le planning qui n’étaient pas reprises jusqu’à aujourd’hui.
Si vous ne les voulez pas, vous pouvez filtrer le planning avec l’option « masquer l’événementiel ».
Amélioration des exports plannings hôte/sse et client
En restant dans le thème des exports, nous avons apporté quelques améliorations aux exports PDF des plannings côté hôtes/ses et côté clients.
Vous pouvez maintenant choisir d’exporter le mois complet ou seulement une semaine spécifique.
Sur le document PDF qui sortira, le planning contient maintenant des totaux d’heures par semaine.
Changement concernant la période d’essai
Sur les contrats récurrents CDD, la date de fin de période d’essai ne vous est plus demandée et est automatiquement calculée selon les règles légales en fonction de la durée du contrat : plus besoin de la calculer à la main !
Pour les CDI, elle est maintenant à renseigner par nombre de mois puis calculer par la suite en fonction de cette donnée : plus de calcul manuel non plus ! Elle est par défaut pré-sélectionnée à deux mois ce qui devrait convenir à la majorité de vos CDI.
Nous sommes donc repassés sur toutes vos trames de contrats PDF pour modifier le paragraphe concernant la période d’essai et l’afficher maintenant par mois pour les CDI ou conserver la date pré-calculée pour les CDD.
Enregistrement des actions de signature de contrat
Déjà en place, vous l’avez peut-être aperçu, nous sauvegardons maintenant la personne et l’heure de signature des contrats de travail récurrents. Ainsi nous conservons une traçabilité surtout lors d’un enregistrement manuel de cette valeur.
Nouveaux filtres sur le listing contrats
Au niveau du listing des contrats récurrents, dans la facturation, nous avons ajouté plusieurs nouveaux filtres soit à votre demande, soit car ils nous semblaient pertinents.
Vous pouvez n’afficher que les contrats annualisés ou de type volant, tout comme ceux pas encore signés.
Il est aussi possible de filtrer par dates de fin de période d’essai ou dates de fin du contrat pour les CDD ou les CDI clos.
Le filtre par type de poste est utile pour ne visualiser que les contrats concernant un métier en particulier.
Enfin, suite à votre demande, nous avons aussi permis de filtrer par type de frais ou de primes pour, par exemple, lister tous les contrats ayant des tickets restaurant ou une prime spécifique. Ce dernier filtre fonctionne avec les frais et primes configurés dans votre base.
Export des absences et des formations
Toujours sur cette page de listing des contrats, deux nouveaux exports sont disponibles.
Celui des absences permet de visualiser toutes les absences sur la plage de dates sélectionnées.
Quant à celui des formations, il ne faut pas le confondre avec celui côté planning concernant les postes de formation créés depuis les formations enregistrées. Ici, il s’agit bien des dites formations visibles sur les pages hôtes/ses, onglets formations du récurrent.
L’avantage de ces exports se situent dans leur format très basique qui vous permet de pouvoir effectuer de nombreux traitements selon votre besoin.
? À noter : Ces exports fonctionnent avec la plage de dates sélectionnée pour l’affichage des contrats sans prendre en compte les filtres.
Amélioration de l’export des compteurs d’heures
En restant dans les exports disponibles sur la page de listings des contrats, nous avons amélioré l’export des compteurs d’heures.
Cet export s’articule maintenant avec les dates et filtres du listing contrat.
Il est ainsi possible d’exporter par mois ou par semaine :
- si les dates sont le premier et dernier jours d’un mois (plusieurs mois sont possibles), l’export se fera au mois puis découper par semaine, il sera donc possible d’avoir des semaines non entières lorsqu’elles sont à cheval sur deux mois ;
- pour toutes autres dates, nous sélectionnerons automatiquement le premier jour de la semaine contenant la date de début et le dernier jours de la semaine contenant la date de fin puisqu’il n’est pas possible d’avoir un export quotidien, les compteurs d’heures étant sauvegardés à la semaine.
L’export contient maintenant la colonne des heures planifiées corrigées afin de s’assurer que les heures planifiées correspondent bien aux heures contractuelles pour les créneaux futurs ou de comparer le travaillé et le planifié pour les semaines passées.
Vous noterez donc que le total et l’écart reprennent soit le planifié et l’absence pour les semaines non terminées, soit le travaillé et l’absence pour les semaines totalement achevées.
L’export dépend donc aussi de la date à laquelle il est généré.
Un total final est présent dans la dernière colonne sur tous les exports de compteur comme celui d’annualisation avant. Il additionne toutes les colonnes « total » présentes et peut donc être la somme d’heures planifiées, produites et d’absence selon la date d’export.
Selon la durée exportée, le fichier est téléchargé en temps réel ou envoyé par mail à la personne le demandant.
? À noter : Ces exports fonctionnent avec la plage de dates sélectionnée pour l’affichage des contrats ainsi que les filtres en place.
ℹ️ Bon à savoir : Certains d’entre vous le remarqueront rapidement : le bouton d’export de l’annualisation n’existe plus. En effet, il est possible d’obtenir le même fichier en sélectionnant l’année complète et le filtre « annualisé ».
⚠️ Attention : il est conseillé de ne pas exporter une période trop longue, ou alors de la filtrer sur certains types pour ne pas demander un export trop important à générer.
Nouveaux filtres récurrents dans le listing hôtesses
Pour finir, nous avons aussi ajouté de nouveaux filtres fonctionnant avec le récurrent dans le listing hôtes/ses.
Pour les agences équipées du récurrent, le filtre « A travaillé avec le client » devient « A travaillé en événementiel avec le client ». S’y ajoute le filtre « A travaillé en récurrent avec le client ».
Vous pouvez aussi filtrer selon les formations et les contrats récurrents en place.
Pour harmoniser ces filtres avec les pages clients, nous avons aussi modifié le listing hôtes/ses récurrentes côté client pour afficher les personnes ayant été positionnées sur un poste lié au client et non plus seulement les salariés ayant un contrat ou une formation associés au client.
Et la fameuse facturation récurrente ?
La facturation récurrente se rapproche de plus en plus de sa sortie !
Les devis sont déjà disponibles en test sur certaines agences et leur sortie pour tous ne saurait tarder.
La facturation s’en suivra.
Toutes les agences équipées du récurrent pourront bientôt utiliser cette partie qui va vous changer la vie !
Un ou plusieurs articles seront publiés pour présenter tout cela en détails.
En attendant, nous vous souhaitons à toutes et tous de très belles fêtes de fin d’année dans le respect des gestes barrières et espérons une année 2021 plus propice à notre secteur événementiel. ?
Joyeuses fêtes à tous ! ?
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