NOUVELLES FONCTIONS DE BOOKING :

Nous avons amélioré les envois de propositions de missions aux hôtes et hôtesses, de manière à répondre aux spécificités de chaque agence.

2 principaux cas de figure se présentent :

> Vous affectez chaque hôte et hôtesse sur le/les rôle/s auxquels vous souhaitez les affecter, pour ensuite leur faire la demande de disponibilité sur ce/ces poste/s en particulier.

Vous sélectionnez donc, pour chaque salarié, le ou les rôles souhaités :

Dans la liste des personnes affectées, les personnes se retrouvent donc avec un nombre de postes affectés (1 ou plusieurs) :

Au moment de contacter les personnes (« Actions » -> « Proposition automatique »), les options d’envoi de la proposition de mission vont s’afficher :

Dans ce cas de figure (personnes déjà affectées à 1 ou plusieurs rôles), vous devez faire le choix entre les 2 premières propositions :

– « Dates et rôles imposés » : vous sélectionnez cette case si la personne est affectée sur un seul rôle, ou si elle est affectée sur plusieurs rôles pré-sélectionnés et que vous souhaitez qu’elle accepte tout ou refuse tout.

Dans notre exemple, Emma devra donc être disponible pour travailler le 15 ET le 16, ou bien elle devra refuser la mission.

– « Dates et rôles pré-sélectionnés » : vous sélectionnez cette case si la personne est affectée sur plusieurs rôles pré-sélectionnés, mais que vous souhaitez lui laisser le choix parmi ces rôles.

Dans notre exemple, Emma pourra donc décider de ne travailler que le 15 ou que le 16, et vous pourrez donc la booker sur un ou 2 jours selon sa réponse.

> Vous n’affectez pas de manière pré-définie les hôtes et hôtesses sur les rôles existants de l’opération.

Lorsque vous êtes en « mode recherche » d’hôtes et hôtesses, vous sélectionnez toutes les personnes que vous souhaitez faire travailler sur l’opération (après avoir renseigné vos critères de recherche), puis cliquez en bas sur « affecter un poste ».

La page de sélection des rôles s’affiche donc :

Vous ne sélectionnez aucun rôle pour toutes ces personnes, le terme « 0 mission(s) assignée(s) s’affiche donc, et vous cliquez sur « Assigner ».

Cette méthode sert ensuite à proposer l’intégralité des rôles de l’opération aux personnes sélectionnées, pour qu’elles puissent ensuite choisir en fonction du rôle, des dates, des plages horaires, mais aussi des lieux (s’il y a des lieux différents).

Dans la liste des personnes affectées, les personnes se retrouvent donc avec 0 rôles affectés :

Au moment de contacter les personnes (« Actions » -> « Proposition automatique »), les options d’envoi de la proposition de mission vont s’afficher :

Dans ce cas de figure (personnes affectées à aucun rôle en particulier), vous devez faire le choix entre les 2 dernières propositions :

– « Dates et rôles à choisir » : vous sélectionnez cette case si vous souhaitez proposer tous les rôles de la mission, et que les personnes puissent choisir où et quand elles souhaitent travailler.

·      Si la personne répond qu’elle est entièrement disponible : il ne vous reste qu’à l’affecter et la booker sur le ou les postes souhaités.

·      Si la personne répond qu’elle est partiellement disponible : il vous suffit de cliquer sur sa ligne, dans la colonne « Actions », sur « Affecter un poste » :

La fenêtre avec les rôles va alors s’ouvrir. Vous devez ensuite cliquer sur la recherche « Filtrer les rôles » puis sur « Hôte/sse disponible selon demande d’affectation ».

Plany fera alors apparaître uniquement les rôles (dates et lieux compris) sur lesquels la personne a répondu qu’elle était disponible pour travailler :

Cette option vous permet aussi de ne pas afficher certains postes (avec le cadenas depuis l’onglet rôle, sur chaque ligne). Les postes fermés ne seront donc pas proposés lors de la proposition de mission.

– « Dates plages horaires libres » : Cette option ne prend pas en compte d’éventuels rôles fermés ou non avec le cadenas, et propose à la personne l’intégralité des rôles de la mission, qui peut ensuite choisir ceux sur lesquels elle souhaite travailler.

Côté hôtesse, la personne est donc notifiée qu’une proposition de mission l’attend :

En cliquant dessus, elle a donc le choix parmi toutes les dates, mais aussi les plages horaires et les lieux s’il y en a des différents.

Elle peut aussi tout accepter d’un coup si elle est disponible partout :